Una foto de un recibo llega al equipo. La IA reconoce el importe, la fecha y el proveedor. Es una parte útil del trabajo, pero todavía no demuestra que el gasto sea correcto, pertenezca al proyecto elegido o no se haya registrado antes.
Tres pasos con responsabilidades distintas
01 · Extraer
Proponer campos y conservar el documento original.
02 · Comprobar
Revisar destino, importes y posibles duplicados.
03 · Registrar
Confirmar la acción y comprobar la respuesta del sistema.
La confianza depende de lo que ocurre después
Un asistente que responde «hecho» después de preparar los datos crea una expectativa falsa. El equipo necesita distinguir «he leído el documento», «propongo este registro» y «el sistema ha confirmado que se ha guardado».
El límite de confirmación importa especialmente cuando la acción modifica costes, envía un mensaje o cambia información compartida. Es una decisión de diseño del proceso, además de una configuración técnica.
La propuesta puede venir de la IA. El registro necesita una confirmación comprobable.
Las preguntas que haríamos
- ¿Podemos volver del registro al documento original?
- ¿Qué pasa si el mismo justificante llega como foto y como PDF?
- ¿Qué campos requieren revisión cuando la extracción no es clara?
- ¿Cómo ve el equipo que el sistema de destino ha fallado?
Empezar por un tipo de documento y una acción acotada facilita comprobar el flujo. Ampliarlo tiene sentido cuando las excepciones están entendidas.
Publicado por Alma Intel. Ejemplos ficticios preparados para explicar el criterio de trabajo.
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