Una lista nueva parece una tarea sencilla: importar y continuar. Pero el CRM ya contiene parte de esa información, además de notas y relaciones que no aparecen en el archivo.
La pregunta útil llega antes del botón de importar: ¿qué evidencia necesitamos para decidir que dos fichas representan el mismo contacto?
Mismo nombre, distinta evidencia
Elige qué coincide entre estos dos registros ficticios y observa cómo cambia la decisión.
La evidencia cambia la decisión
Fila de la importación
Contacto A
Incluye información nueva. El historial está vacío.
Revisar. El nombre no basta para fusionar. Conservamos las dos fuentes hasta confirmar la identidad.
Candidato a actualizar. El email exacto permite una comprobación más sólida, pero la regla debe contemplar direcciones compartidas y conservar notas y relaciones.
Registros ficticios. El ejemplo explica el criterio; no ejecuta una importación.
Actualizar no significa reemplazar
Una vez reconocida la ficha, todavía queda decidir qué hacer con cada campo. Un teléfono vacío puede completarse; un teléfono existente y distinto puede requerir revisión. Una nota del equipo necesita conservar su procedencia.
También importan las relaciones. La ficha de la persona puede estar vinculada con una empresa y una oportunidad. Crear una nueva ficha que parezca más limpia puede dejar esa historia separada.
Evitar el duplicado importa. Conservar el contexto también.
Una revisión antes de aplicar
- Separar resultados: crear, actualizar o revisar.
- Explicar la coincidencia: qué identificador se ha utilizado y por qué.
- Definir la actualización: qué campos se completan y cuáles no se sobrescriben.
- Comprobar relaciones: notas, empresas y oportunidades antes y después.
La automatización puede hacer estas reglas repetibles. Las decisiones ambiguas deben seguir siendo visibles para alguien que conozca el contexto.
Publicado por Alma Intel. Ejemplos ficticios preparados para explicar el criterio de trabajo.
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